Digitalisierung und Transformation im BAföG-Amt

Herr Baier, Herr Ulbrich, das Amt für Ausbildungsförderung stand 2023 und 2024 unter dem Motto „Digitalisierung und Transformation“. Was können wir uns darunter vorstellen?
Oliver Baier: Seit Juli 2024 werden eingehende Erstanträge vollständig digital bearbeitet. Das Studentenwerk Magdeburg wurde seit 2019/2020 primär in die Projektgruppe eBAFSYS der Datagroup eingebunden und war seitdem an der Entwicklung der eAkte beteiligt. Sachsen-Anhalt war das Pilotland, in dem die eAkte getestet werden sollte.

Daniel Ulbrich: Kernanforderungen an die eAkte waren die umfassende Abbildung der Vorteile in der Nutzung der Papierakte und die Digitalisierung aller in Papierform eingehenden Dokumente. Hinzu kommt die Digitalisierung aller papierbasierten Workflows und die rechtssichere und beweiserhaltene Verarbeitung und Speicherung aller Daten.

Herr Baier, wie lief die Umstellung auf die eAkte und das Pilotprojekt ab?
Oliver Baier: Anfang 2023 wurde im Amt für Ausbildungsförderung eine freiwillige Arbeitsgruppe, bestehend aus mehreren Sach- und Hauptsachbearbeitern und der Abteilungsleitung, gegründet. Wichtig war es, die Software-Updates vor dem eigentlichen Release zu testen und die Sachbearbeiter möglichst frühzeitig und kleinschrittig an die eAkte heranzuführen. So gab Datagroup zum Beispiel eine neue Funktion im Programm vor, die wir getestet haben und Verbesserungsvorschläge machen durften. Dazu gehörte primär die Erprobung von veränderten Arbeitsabläufen, die Transformation von analog zu digital, die Erschaffung von Ordnerstrukturen zur Ablage sämtlicher ein- und ausgehender Dokumente und natürlich die digitale Bearbeitung von Förderfällen.

In der gesamten Zeit herrschte eine enge Zusammenarbeit zwischen Datagroup und dem Studentenwerk Magdeburg. Und zu betonen ist, dass sich die BAföG-Mitarbeitenden des Studentenwerks Magdeburg bewusst Zeit für die eAkte und den Austausch mit Datagroup genommen haben.

Das erfolgte alles parallel zum regulären Tagesgeschäft und stellte einen erheblichen Mehraufwand für die Mitarbeitenden dar.

Sachsen-Anhalt ist damit das erste Bundesland, das die eAkte für BAföG-Anträge von Studierenden landesweit umsetzt. Herr Ulbrich, welche Hürden mussten Sie nehmen?
Daniel Ulbrich: Auf der einen Seite steht die technische Abhängigkeit. Systemausfälle oder langsame Anwendungen können die Bearbeitung komplett stoppen. Hinzu kommen die hohen Anforderungen an den Datenschutz, da wir mit sensiblen personenbezogenen Daten, wie Einkommen und Familienverhältnissen arbeiten. Aber auch der Schulungs- und Umstellungsaufwand für die Mitarbeitenden, die sich in die neuen Arbeitsabläufe einarbeiten müssen. Herr Baier hat mich immer wieder motiviert und uns alle durch die intensive Testphase geführt.

Eine weitere Hürde ist momentan noch, dass digitale Anträge nicht immer vollständig oder aber im falschen Format eingereicht werden. Das wiederum sorgt für häufige Nachforderungen und längere Bearbeitungszeiten. Außerdem sind nicht alle Prozesse vollständig digitalisierbar und die Übergangsphase mit dem Parallelbetrieb von digital und Papier erhöht natürlich den Arbeitsaufwand. Aber auch das wird besser werden. Wir sind immer noch im Prozess der Umstellung.

Wo sehen Sie zukünftig Chancen in der eAkte?
Daniel Ulbrich: Unser Ziel ist eine zentrale, vollständig elektronische BAföG-Akte. Durch Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen können wir den unvollständigen Anträgen entgegenwirken. Dann natürlich der Wegfall von Papierakten, Postwegen und Mehrfacheingaben. Das resultiert in kürzeren Bearbeitungszeiten, da digitale Workflows entstehen und eine automatische Zuordnung von Anträgen und Unterlagen zur richtigen Akte ermöglicht wird.

Oliver Baier: Ergänzend dazu kommt das flexible Arbeiten für die Mitarbeitenden. Darunter fällt zum Beispiel eine bessere Reaktionsfähigkeit in Hochphasen, wie zu Semesterbeginn. Aber auch die Wirtschaftlichkeit und Entlastung darf man nicht außer Acht lassen. Mit der eAkte können wir an Papier, Porto und Archivierung sparen und haben mehr Zeit für komplexe Fälle und Beratung.

Wir sind auf jeden Fall auf dem richtigen Weg und stolz darauf, wie weit wir in den letzten beiden Jahren mit der eAkte gekommen sind!